La promesse de confidentialité du Groupe RAEO

Le Groupe RAEO¹ (« RAEO ») respecte votre vie privée et voit la protection de vos renseignements personnels comme une facette importante de son travail. Nous vous sommes reconnaissants de la confiance que vous nous accordez et nous nous faisons un devoir de protéger votre vie privée.

Énoncé du Groupe RAEO sur la protection de la vie privée

Responsabilité

Nous sommes responsables de tous les renseignements personnels que nous possédons ou contrôlons, notamment les renseignements personnels que nous transmettent de tierces parties à des fins de traitement.

Confirmation des objectifs pour lesquels les informations sont collectées

Nous identifierons le type de renseignements personnels que le Groupe RAEO collecte, utilise et divulgue, ainsi que les raisons de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation de ces renseignements avant ou au moment de la collecte. Nous ne recueillons des renseignements qu’à des fins raisonnables comme il est décrit dans la présente politique de même qu’aux fins décrites dans les conditions générales de tout produit, service, programme, concours, événement ou de toute activité promotionnelle. Nous aurons besoin du nom, de l’adresse, de l’adresse électronique et du numéro de téléphone du membre, mais nous devrons aussi, selon le cas :

confirmer l’identité
comprendre les besoins et déterminer l’admissibilité en ce qui concerne certains produits, services et avantages
recommander des produits, des services et des assurances qui comblent les besoins
vous renseigner sur de nouveaux produits, services et avantages
fournir régulièrement aux gens les services appropriés, rester en communication avec eux et répondre à leurs questions
former le personnel et exercer une surveillance aux fins d’assurance de la qualité
obtenir et renouveler une police d’assurance
fournir des recommandations et des services de réadaptation
établir des factures et effectuer les opérations comptables en rapport avec nos produits, nos services et nos garanties
effectuer des recherches et des analyses statistiques
étudier et évaluer le sinistre, ainsi que négocier et payer le règlement
protéger les gens — et nous protéger nous-mêmes — contre les erreurs et les fraudes
nous conformer à diverses exigences juridiques

Obtention de la permission

Nous obtiendrons la permission de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels, sauf si pour des exceptions juridiques, médicales ou de sécurité il nous est impossible d’obtenir cette permission. Les personnes peuvent consentir à la cueillette, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels les concernant de façon expresse (verbalement, par écrit ou sous forme électronique) ou implicite, selon les circonstances et selon la sensibilité de l’information. Le consentement peut être donné par la personne elle-même ou par un.e représentant.e autorisé.e (p. ex. une personne ayant une procuration ou un tuteur légal). Nous pouvons vérifier l’autorisation en demandant l’identification du représentant ou de la représentante et la raison de la représentation.

Lorsque nous produisons un devis ou établissons une police d’assurance, nous convenons qu’en plus d’obtenir la permission de la personne assurée, nous avons aussi obtenu la permission de toutes les personnes nommées dans la police d’assurance de recueillir, d’utiliser et de communiquer leurs renseignements personnels, aux fins précisées ci-dessus.

Les personnes peuvent retirer en tout temps la permission donnée. Le cas échéant, nous leur expliquerons les conséquences du retrait de cette permission.

Limite de la collecte de renseignements personnels

Nous limiterons la collecte de renseignements personnels à ceux qui sont nécessaires pour offrir convenablement des produits, des services et des garanties et pour nous conformer aux exigences prévues par les lois et les règlements. Nous recueillerons ces renseignements par des méthodes justes et légales. Si nous obtenons les renseignements d’un membre par téléphone, l’appel peut être enregistré pour les motifs suivants :

sauvegarder les renseignements fournis
vérifier les directives
maintenir un service de qualité
faciliter la formation du personnel

Les renseignements que nous recueillons sur nos membres varient selon les demandes et le service fourni et peuvent être recueillis verbalement, électroniquement ou par écrit. Voici des exemples de types de renseignements que nous pourrions recueillir, directement ou indirectement, mais sans s’y limiter :

nom, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique
date de naissance, sexe et état civil
dossier de conduite, numéro de permis de conduire, données sur le véhicule et titre de propriété
assurance et sinistres antérieurs
biens à assurer
blessure ou sinistre
informations médicales
emploi et revenu
coordonnées bancaires et cote de crédit
numéros d’identification (y compris le numéro d’assurance sociale lorsqu’il est légalement exigé aux fins de déclaration financière ou de déclaration de revenus)

Dans la plupart des cas, nous obtiendrons les renseignements directement de la personne visée ou de son représentant autorisé. Dans certains cas, et avec la permission de la personne, nous pourrions demander à une source indépendante de vérifier les renseignements ou de fournir des renseignements supplémentaires. Ces sources pourraient inclure nos fournisseurs de services, d’autres compagnies d’assurance ou institutions financières, les employeurs, les administrateurs de prestations ou les agences de notation du crédit. Dans le cas de renseignements médicaux, les sources peuvent comprendre les médecins, les autres fournisseurs de services ou établissements de santé. Dans certaines circonstances, nous pourrions recueillir des renseignements personnels de sources publiques comme l’Internet ou des fournisseurs de services tiers.

Limite de l’utilisation, de la divulgation et du délai de conservation des renseignements personnels

Nous utiliserons et divulguerons les renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins qu’une personne ne nous donne la permission de les utiliser ou de les divulguer à d’autres fins. Des renseignements peuvent être communiqués aux organismes, aux agents et aux représentants autorisés qui nous fournissent divers services. Les renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers, dans certaines circonstances :

aux membres du personnel, aux agent.e.s et aux représentant.e.s qui ont besoin de ces renseignements pour accomplir leurs tâches
à des fournisseurs de services, y compris les administrateurs tiers et les assureurs qui ont besoin de ces renseignements pour accomplir les tâches que nous leur avons confiées, pour fournir des services aux membres, pour régler les problèmes soulevés par les membres et pour s’acquitter de leurs obligations envers nous
aux personnes ou organismes qu’une personne autorise à voir ses renseignements personnels
aux personnes ou organismes que la loi autorise à voir ces renseignements
pour se conformer à des lois ou règlements ou à une citation à comparaître ou à une ordonnance d’un tribunal
pour mener une enquête ou prévenir la fraude
pour assurer la sécurité du personnel, des membres ou autres tierces parties

Dans certains cas, les fournisseurs de services peuvent être situés dans d’autres provinces ou dans des territoires de compétence à l’extérieur du Canada et les renseignements personnels peuvent être assujettis aux lois de ces territoires. Lorsque nous donnons des renseignements à nos fournisseurs de services, nous exigeons qu’ils les protègent d’une manière qui soit compatible avec notre politique, nos pratiques et les lois de protection de la vie privée en vigueur.

Nous pouvons, lorsqu’il n’est pas interdit par la loi, consolider et communiquer des renseignements personnels des membres au sein du Groupe RAEO afin de mieux gérer nos affaires et les relations que nous avons avec nos membres aux fins décrites dans la présente politique. Nous ne communiquerons jamais de renseignements personnels sensibles, comme des renseignements sur la santé et des renseignements médicaux, et nous ne les utiliserons jamais à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, sans le consentement de la personne concernée.

Dans le cadre d’une opération commerciale, y compris l’achat ou la vente, la fusion, ou un mécanisme de financement relié à l’actif du Groupe RAEO, on peut être obligé de communiquer des renseignements personnels des membres aux tiers en cause afin d’exécuter une telle opération.

Nous conserverons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour l’usage auquel ils sont destinés ou pour la durée du délai imposé par la loi.

Maintien de l’exactitude des renseignements personnels

Nous préserverons l’exactitude, l’intégralité, l’actualité et la pertinence des renseignements personnels que nous possédons ou contrôlons sur la base des informations les plus récentes dont nous disposons. Une personne a le droit de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements personnels que nous possédons à son égard et de les faire corriger. Selon la nature des renseignements contestés, les modifications peuvent exiger la correction, l’élimination ou l’ajout de renseignements. Au besoin, les renseignements modifiés sont communiqués aux tiers qui ont accès aux renseignements visés.

Protection de l’information

Nous protégerons les renseignements personnels dont nous avons la garde au moyen de mesures appropriées selon la sensibilité de l’information. Nous avons recours à des moyens physiques, organisationnels et technologiques de protection raisonnables et à une formation appropriée des membres du personnel afin d’empêcher le vol, l’utilisation malveillante, la modification ou l’accès non autorisé ou la communication de renseignements personnels sous notre contrôle.

Le Groupe RAEO utilise les courriers électroniques, les télécopies et autres transmissions électroniques (collectivement « courriel »). Le courriel ne peut être garanti comme étant sûr, inchangé, sans erreur ou sans danger, car de telles transmissions peuvent être interceptées, détournées, modifiées, perdues ou détruites, et pourraient arriver en retard ou être affectées de toute autre manière pendant l’initiation. Le Groupe RAEO n’assume aucune responsabilité pour les dommages reliés à des courriels envoyés par des personnes ou par le Groupe RAEO à des personnes à leur demande.

Transparence

Nous ferons preuve de transparence à propos de nos pratiques de gestion des renseignements personnels et, si on nous le demande, nous fournirons des renseignements précis sur nos pratiques de gestion des renseignements personnels.

Accès aux renseignements personnels

Si une personne nous le demande, nous l’aviserons des renseignements personnels que nous détenons à son sujet, de leur utilisation et de leur divulgation. Une personne a le droit de faire modifier ou corriger les renseignements personnels que nous détenons à son sujet. Nous donnerons suite à toute demande de renseignements dans les délais prescrits par la législation relative à la protection de la vie privée de chaque province. Il est important que nous vérifiions que la personne qui demande les renseignements est en fait la personne à qui appartiennent ces renseignements. C’est la raison pour laquelle nous exigeons que toutes les demandes soient faites par écrit et que nos réponses, par écrit, soient envoyées à l’adresse que nous avons au dossier. L’accès à l’information sera donné à un coût minimal.

Dans certaines circonstances, nous ne sommes pas en mesure de fournir un accès à l’information :

si donner accès aux renseignements entraînait vraisemblablement la divulgation de renseignements à propos d’une tierce partie ; toutefois, si les renseignements à propos de la tierce partie peuvent être éliminés, il est possible de donner accès au reste du dossier
si les renseignements sont soumis au secret professionnel ou à une autre forme de privilège
si donner accès aux renseignements entraînait la divulgation de renseignements commerciaux confidentiels
si, en donnant accès aux renseignements, on pouvait raisonnablement s’attendre à ce que la vie ou la sécurité d’une autre personne soit menacée
si donner accès s’avérait très dispendieux
si les renseignements ont trait à la violation réelle ou possible des termes d’une police ou d’un autre contrat, ou encore à une infraction à la loi canadienne
si les renseignements ont été recueillis dans le cadre d’un processus officiel de règlement de conflit

Questions et plaintes concernant la confidentialité des renseignements personnels

Les personnes peuvent contester nos pratiques de gestion de l’information et notre observation de la législation sur la protection de la vie privée. Les plaintes et les questions portant sur les renseignements personnels doivent être adressées au responsable de la protection de la vie privée du Groupe RAEO en suivant la procédure relative aux plaintes.

Procédure relative aux plaintes concernant la protection de la vie privée

Si une personne désire exprimer ses préoccupations ou formuler une plainte, le membre du personnel du Groupe RAEO l’écoutera, déterminera la nature du problème et lui offrira des solutions. Si on n’arrive pas à résoudre le problème, on demandera à la personne de communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée du Groupe RAEO par téléphone ou par écrit.

Siège social
Responsable de la protection de la vie privée du Groupe RAEO
C.P. 218
Waterloo, ON N2J 3Z9
1-800-267-6847
privacy@otip.com

Selon la nature de la demande ou de la plainte, nous :

accuserons réception de la demande
enquêterons sur le problème
fournirons rapidement une réponse
répondrons à toute question portant sur les politiques en matière de protection de la vie privée
ferons le nécessaire pour modifier nos pratiques entourant le traitement des renseignements personnels s’il y a lieu

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¹Le Groupe RAEO comprend :

Régime d’assurance des enseignantes et des enseignants de l’Ontario
OTIP/RAEO Benefits Incorporated
OTIP/RAEO Insurance Brokers Inc.
Services de règlements Curo Inc.
TW Insurance Services Ltd. (« Orbite services d’assurances »)
Assurance Jean Claude Leclerc Inc. (« Orbite services d’assurances »)

Mis à jour le 1^er juin 2023